Berdasarkan Peraturan Walikota Malang Nomor 33 Tahun 2023 tentang Perubahan Atas Peraturan Walikota Malang Nomor 30 Tahun 2021 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Dan Fungsi Serta Tata Kerja Sekretariat Daerah, Bagian Pengadaan Baran dan Jasa mempunyai tugas menyiapkan perumusan kebijakan, mengoordinasikan pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan dukungan pengadaan barang/jasa di lingkungan Pemerintah Daerah. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas, Bagian Pengadaan Barang dan Jasa menyelenggarakan fungsi :
- penyiapan bahan perumusan kebijakan daerah di bidang pengelolaan pengadaan barang/jasa, pengelolaan layanan pengadaan secara elektronik, pembinaan dan advokasi pengadaan barang dan jasa;
- penyiapan bahan pengoordinasian perumusan kebijakan daerah di bidang pengelolaan pengadaan barang/jasa, pengelolaan layanan pengadaan secara elektronik, pembinaan dan advokasi pengadaan barang dan jasa;
- penyiapan bahan pengoordinasian pelaksanaan tugas Perangkat Daerah di bidang pengelolaan pengadaan barang/jasa meliputi pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa, penyusunan dan pengelolaan katalog elektronik lokal/sektoral, pengelolaan layanan pengadaan secara elektronik, pembinaan dan advokasi pengadaan barang /jasa;
- penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan daerah terkait pengelolaan pengadaan barang/jasa, pengelolaan layanan pengadaan secara elektronik, pembinaan dan advokasi pengadaan barang/jasa;
- pengelolaan penyusunan ketatausahaan, administrasi program, keuangan, kepustakaan dan kearsipan;
- pelaksanaan evaluasi dan pelaporan tugas dan fungsi Bagian Pengadaan Barang dan Jasa; dan
- pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Bagian sesuai bidang tugasnya.
Guna mendukung fungsi tersebut Bagian Pengadaan Barang dan Jasa memiliki 3 sub bagian, terdiri dari :
-
- Subbagian Pengelolaan Pengadaan Barang dan Jasa mempunyai tugas melakukan penyusunan bahan koordinasi pelaksanaan barang/jasa. Dengan fungsinya sebagai berikut :
- perencanaan kegiatan dan anggaran Subbagian Pengelolaan Pengadaan Barang dan Jasa;
- penyiapan bahan pelaksanaan inventarisasi paket pengadaan barang/jasa;
- penyiapan bahan pelaksanaan riset dan analisis pasar barang/jasa;
- penyiapan bahan penyusunan strategi pengadaan barang/jasa;
- penyiapan bahan dan pengelolaan dokumen pemilihan beserta dokumen pendukung lainnya dan informasi yang dibutuhkan;
- penyiapan bahan pelaksanaan proses pemilihan penyedia barang/jasa;
- penyiapan bahan pelaksanaan penyusunan dan pengelolaan katalog elektroniklokal/sektoral;
- pelaksanaan pemberian bantuan penyusunan perencanaan dan pengelolaan kontrak pengadaan barang/jasa pemerintah;
- penyiapan bahan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah;
- pelaksanaan evaluasi dan pelaporan tugas dan fungsi Subbagian Pengelolaan Barang dan Jasa; dan
- dan pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Pimpinan sesuai bidang tugasnya.
- Subbagian Pengelolaan Pengadaan Barang dan Jasa mempunyai tugas melakukan penyusunan bahan koordinasi pelaksanaan barang/jasa. Dengan fungsinya sebagai berikut :
-
- Subbagian Pengelolaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik mempunyai tugas melakukan penyusunan bahan dalam rangka koordinasi pelaksanaan kebijakan pengelolaan layanan pengadaan secara elektronik. Dengan fungsi sebagai berikut :
- perencanaan kegiatan dan anggaran Subbagian Pengelolaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik;
- pelaksanaan pengelolaan seluruh sistem informasi pengadaan barang/jasa (termasuk akun pengguna sistem pengadaan secara elektronik) dan infrastrukturnya;
- pelaksanaan pelayanan pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik;
- fasilitasi pelaksanaan registrasi dan verifikasi pengguna seluruh sistem informasi pengadaanbarang/jasa;
- pelaksanaan identifikasi pengembangan sistem informasi;
- pelaksanaan pengembangan sistem informasi yang dibutuhkan oleh layanan pengadaan secara elektronik;
- pelaksanaan pelayanan informasi pengadaan barang/jasa pemerintah kepada masyarakat luas;
- pengelolaan informasi kontrak;
- pengelolaan informasi manajemen barang/jasa hasil pengadaan;
- pelaksanaan evaluasi dan pelaporan tugas dan fungsi Subbagian Pengelolaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik; dan
- pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Bagian sesuai bidang tugasnya.
- Subbagian Pengelolaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik mempunyai tugas melakukan penyusunan bahan dalam rangka koordinasi pelaksanaan kebijakan pengelolaan layanan pengadaan secara elektronik. Dengan fungsi sebagai berikut :
- Subbagian Pembinaan dan Advokasi Pengadaan Barang/Jasa, mempunyai tugas melakukan pengumpulan dan penyusunan bahan dalam rangka koordinasi pelaksanaan pembinaan dan
advokasi pengadaan barang/jasa. Dengan fungsi sebagai berikut :- perencanaan kegiatan dan anggaran Subbagian Pembinaan dan Advokasi Pengadaan Barang/Jasa;
- penyiapan bahan pembinaan kepada para pelaku pengadaan barang/jasa pemerintah, terutama para pengelola pengadaan barang/jasa dan personel layanan pengadaan barang/jasa
- pelaksanaan pengelolaan manajemen pengetahuan pengadaan barang/jasa;
- penyiapan bahan pembinaan hubungan dengan para pemangku kepentingan;
- pelaksanaan pengelolaan dan pengukuran tingkat kematangan Bagian Layanan Pengadaan Barang/Jasa;
- pelaksanaan analisis beban kerja Bagian Layanan Pengadaan Barang/Jasa;
- pengelolaan personil Bagian Layanan Pengadaan Barang/Jasa;
- penyiapan bahan pengembangan sistem insentif personil Bagian Layanan Pengadaan Barang/Jasa;
- penyiapan bahan fasilitasi implementasi standarisasi layanan pengadaan secara elektronik;
- penyiapan bahan pengelolaan dan pengukuran kinerja pengadaan barang/jasa pemerintah;
- penyiapan bahan bimbingan teknis, pendampingan, dan/atau konsultasi penggunaan seluruh sistem informasi pengadaan barang/jasa pemerintah;
- pelaksanaan layanan penyelesaian sengketa kontrak melalui mediasi
- pelaksanaan evaluasi dan pelaporan tugas dan fungsi Subbagian Pembinaan dan Advokasi Pengadaan Barang/Jasa;
- dan pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Pimpinan sesuai bidang tugasnya.